Często usłyszycie, że budżet domowy trzeba zacząć od spisywania wydatków. W teorii jest to prawda, ale ponieważ to są Finanse osobiste w praktyce, to mogę Wam zdradzić, że jest coś, co trzeba zrobić jeszcze wcześniej i jeśli zrobisz to dobrze, to w ogóle nie będziesz musiał spisywać wydatków.

O czym mówię? O właściwym wyborze narzędzia do prowadzenia naszych finansów osobistych. Zanim spiszesz swój pierwszy wydatek, musisz zdecydować gdzie i w jaki sposób to zrobisz. Jeśli dobrze wybierzesz narzędzie, to może się okazać, że dzięki historii twojego rachunku rozpocząłeś spisywanie wydatków już wiele lat temu, zanim jeszcze zabrałeś swój pierwszy paragon ze sklepu z myślą o wpisaniu wydatku do swojej tabelki.

Jak dobrać właściwe narzędzie?

Pierwsza i najważniejsza zasada dotycząca prowadzenia budżetu domowego (i jednocześnie jeden z 15 aksjomatów Oratowskiego), brzmi:

Najlepszy sposób prowadzenia budżetu domowego to taki, który jest na tyle prosty, że nie sprawi, że po miesiącu szlag Cię trafi i przestaniesz go prowadzić.

Nie ma znaczenia jak wspaniałe i rozbudowane funkcjonalności posiada narzędzie, którego nie używasz. Dlatego najlepsze narzędzie to takie, którego przede wszystkim będziesz używać i to używać regularnie, a na dodatek przez długi, długi czas. Każdy jednak ma trochę inne potrzeby i oczekiwania odnośnie do budżetu domowego. Każdy ma również inne nawyki, usposobienie, styl i tryb życia oraz determinację do ogarnięcia swoich finansów. Dlatego właśnie wybór właściwego narzędzia ma szansę zaraz na początku, jeszcze przed spisaniem pierwszego wydatku, zwiększyć nasze szanse na powodzenie.

Idealne narzędzie

Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych rozwiązań, najpierw kilka słów na temat tego, czym powinno się charakteryzować idealne narzędzie.

Łatwość obsługi

Pamiętajcie o pierwszej zasadzie prowadzenia budżetu. Są narzędzia, które do obsługi wymagają co najwyżej umiejętności czytania, ale są i takie, przy których doktorat z księgowości nie byłby nie na miejscu. Niekoniecznie oznacza to, że te drugie są gorsze. Często złożoność i skomplikowana obsługa jest ceną jaką się płaci za dużo większe możliwości danego narzędzia. Nie każdy jednak potrzebuje np. rocznej projekcji zmian wartości swojego majątku netto sporządzone zgodnie ze wszystkimi restrykcyjnymi wytycznymi ustawy o rachunkowości.

Automatyzacja wprowadzania danych

Wiele narzędzi pozwala na automatyczne wprowadzanie danych, na podstawie naszych transakcji na koncie. Inne pozwalają na import pliku z transakcjami z banku. Jeszcze inne wymagają pieczołowitego wklepywania każdego wydatku. Automatyzacja nie tylko oszczędza nasz czas, ale również chroni nas przed błędami oraz słabą a czasami celowo wybiórczą pamięcią.

Modyfikacja kategorii wydatkowych

Niektóre narzędzia mają domyślną listę kategorii, w które możemy wrzucić nasze wydatki. Niektóre z nich pozwalają na dowolne modyfikowanie tych kategorii, inne mają pewne ograniczenia (np. można tworzyć nowe kategorie ale nie można zmieniać istniejących). Jeszcze inne w ogóle nie pozwalają na zmiany. Im elastyczniej tym lepiej, bo kategorie powinny być dla nas na tyle intuicyjne, żebyśmy nie musieli się za każdym razem zastanawiać gdzie wrzucić dany wydatek.

Automatyczne przypisywanie wydatków do kategorii

Najlepiej takie, które uczy się na podstawie naszych ręcznych poprawek. Nie jest to kluczowe, ale potrafi ułatwić życie.

Szybkość obsługi

Nikt nie chce spędzać godziny dziennie na wpisywaniu każdej pozycji z paragonu ze spożywczaka do tabelki. Nikt też nie chce musieć wyciągać kalkulatora za każdym razem, kiedy chce sprawdzić, czy zmieścił się w tym miesiącu w budżecie.

Obsługa mobilna

czyli przez telefon komórkowy. Nie wiem jak Wy, ale ja rzadko kiedy mam ze sobą swój laptop, kiedy robię zakupy w lokalnym spożywczaku. A przydałoby się sprawdzić stan konta, albo ile nam zostało budżetu na ten miesiąc. Obsługa przez telefon przydaje się również bardzo kiedy wydajesz pieniądze gotówką – możesz od razu zapisać wydatek w telefonie i nie musieć o nim pamiętać przy rozliczaniu.

Obsługa wydatków gotówkowych

Płacenie kartą ma tę zaletę, że zawsze pozostaje po nim ślad w historii rachunku. Kiedy płacimy gotówką, musimy najczęściej wprowadzić wydatek ręcznie. Różne narzędzia w różny sposób rozwiązują ten problem, niektóre lepiej inne gorzej. Idealne rozwiązanie jest takie, żeby w ogóle wyeliminować płacenie gotówką.

Raporty i zestawienia

Spisywanie wydatków nie jest celem samym w sobie. Jest tylko warunkiem koniecznym do tego, żeby szczegółowiej przyglądać się, analizować i zrozumieć, na co rozchodzą się nasze pieniądze i ostatecznie zracjonalizować nasze wydatki. Dlatego bardzo ważne jest, czy narzędzie pozwala na raportowanie i analizowanie wprowadzanych przez nas danych w sposób który ułatwi nam to zadanie.

Eksport danych

Czasem chcemy zrobić jakąś dodatkową analizę, która nie jest dostępna w naszym narzędziu, albo chcemy się przesiąść na inne narzędzie, bo obecne przestało nam odpowiadać. Wtedy przydaje się możliwość eksportu danych do pliku w celu dalszej obróbki.

Budżety i limity wydatków

Wielu ludzi popełnia błąd traktując swój budżet domowy jedynie jako spis wydatków. Spis wydatków to zapis przeszłości, a budżet to przede wszystkim plan, czyli to, co zamierzamy zrobić w przyszłości. Dlatego ważne jest, aby narzędzie umożliwiało śledzenie naszych faktycznych wydatków względem tego, co sobie zaplanowaliśmy.

Bezpieczeństwo danych i zabezpieczenie przed utratą

Dotyczy zwłaszcza narzędzi, które przechowują nasze dane finansowe na zdalnych serwerach. Ludzie dzielą się na dwie kategorie: tych, którzy robią kopie zapasowe oraz tych, którzy będą robić kopie zapasowe.

Budżet domowy – narzędzia

Przechodzimy do części właściwej, czyli wyboru narzędzia najwłaściwszego dla nas.

Papier i ołówek

To nie żart. Można zapisywać wydatki w zeszycie, albo w specjalnym arkuszu i raz na miesiąc podsumować. Znam osoby, które z powodzeniem używają tej metody. Na pewno trzeba zapomnieć o jakiejkolwiek automatyzacji, ale prostota tego rozwiązania jest kusząca. Osobiście wolę nowocześniejsze rozwiązania, ale trzeba pamiętać o zasadzie numer jeden: najlepsze narzędzie to takie, którego będzie Ci najwygodniej używać.

Zalety:

  1. Prostota i dostępność dla każdego
  2. Nie wymaga znajomości żadnej technologii poza pismem

Wady:

  1. Czasochłonność
  2. Brak obsługi mobilnej
  3. Brak możliwości robienia większych zestawień i analiz
  4. Słabe zabezpieczenie przed utratą danych (jak zgubisz zeszyt, to koniec; trzeba zaczynać od nowa)

Komu polecam: Osobom mało ogarniętym technologicznie, nieużywającym komputera ani smartfona albo tym, którzy mają sentyment do papierowych kalendarzy i organizerów.

Microsoft Excel

Stary dobry Excel. Jego największą zaletą jest to, że większość z nas zna go przynajmniej w stopniu podstawowym. Zrobienie nawet samemu prostego arkusza z budżetem domowym nie wymaga niczego poza elementarną znajomością narzędzia.

Jeżeli jednak jesteś tą osobą w biurze, do której wszyscy z całego piętra zawsze przychodzą, kiedy im „error wyskakuje w formule”, to możesz przy pomocy Excela zrobić naprawdę sprawne, zautomatyzowane i dopasowane do swoich indywidualnych potrzeb narzędzie do prowadzenia budżetu domowego. Ograniczeniem są jedynie Twoje umiejętności w Excelu.

Odradzałbym jednak robienie zbyt skomplikowanych arkuszy, bo szybko się okaże, że zamiast zarządzać swoim budżetem w Excelu, spędzacie głównie czas na zarządzaniu Excelem i tym, żeby poprawnie działał.

Zalety:

  1. Duża elastyczność i możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb
  2. Dość prosty w obsłudze
  3. Dane są bezpieczne, bo najczęściej siedzą na twardym dysku naszego laptopa
  4. Łatwy eksport danych

Wady:

  1. Konieczność ręcznego wprowadzania danych
  2. Brak automatycznej kategoryzacji (chyba, że masz takie skille w programowaniu, że sam napiszesz sobie klasyfikator wydatków w VBA)
  3. Brak obsługi mobilnej (plik siedzi na twardym dysku)

Komu polecam: Tym, którzy mają dość determinacji, żeby ręcznie wprowadzać wydatki do arkusza, albo mają bardzo wyszukane potrzeby analizowania wydatków, robienia wykresów, zestawień, tabel przestawnych, raportów i diabli wiedzą czego tam jeszcze. Albo po prostu miłośnikom Excela (są tacy, naprawdę) którzy uwielbiają dopieszczać te wszystkie swoje wykresiki i tabelki.

Google Sheets

To taki Excel tylko, że nie od Microsoftu, ale od Googla i nie na dysku naszego laptopa tylko na naszym koncie online. Przy użytkowaniu na poziomie podstawowym łatwość obsługi jest taka sama jak Excela. Na poziomie zaawansowanym Sheets nie oferuje jednak takiego bogactwa funkcjonalności, jak Excel i bardziej złożonych rozwiązań nie będzie można łatwo tutaj wdrożyć.

Najważniejszą zaletą w stosunku do Excela jest dostępność online z komórki. Można na bieżąco wprowadzać wydatki, albo sprawdzać budżety, nawet będąc w sklepie (choć nie jest to bardzo wygodne). Fakt, że mamy dane w chmurze powoduje, że nie musimy wykonywać kopii zapasowej.

Pod względem pozostałych kryteriów Sheets jest rozwiązaniem bardzo podobnym do Excela na potrzeby prowadzenie budżetu domowego.

Zalety:

  1. Przyzwoita elastyczność i możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb
  2. Dość prosty w obsłudze
  3. Obsługa mobilna
  4. Dane są zabezpieczone przed kradzieżą i utratą (chyba, że ktoś nam zrobi włam na konto)
  5. Łatwy eksport danych

Wady:

  1. Konieczność ręcznego wprowadzania danych
  2. Brak automatycznej kategoryzacji

Komu polecam: podobnie jak w przypadku Excela osobom, które będą miały dość wytrwałości, żeby wprowadzać dane ręcznie, albo takim, którzy po prostu nie mają Excela. Polecam też tym, którzy używają smartfonów, bo dostęp do Google Sheets online dość istotnie ułatwia np. wpisywanie wydatków na bieżąco zaraz po wyjściu ze sklepu.

Microsoft Money

MS Money działa na Windowsie i jest obecnie do ściągnięcia za darmo, chociaż Microsoft już od lat nie oferuje wsparcia technicznego dla tego programu. Jest to prawdopodobnie najbardziej zaawansowane narzędzie, o największych możliwościach spośród wszystkich darmowych narzędzi do prowadzenia finansów domowych. Poza prowadzeniem budżetu umożliwia śledzenie wartości majątku, przepływów pieniężnych, robienie projekcji płynności finansowej, dostępnych jest wiele raportów i sposobów analizowania swoich finansów i wiele, wiele innych super ciekawych i przydatnych funkcjonalności.

Ceną jaką trzeba zapłacić za takie fajerwerki jest dość duża bariera jeśli chodzi o łatwość obsługi. MS Money wymaga dużo czasu, aby się go dobrze nauczyć i móc czerpać korzyści z jego zaawansowanych funkcjonalności. Dla wielu będzie to bariera nie do przekroczenia, zwłaszcza, że prowadzenie budżetu ma być proste i możliwie mało czasochłonne.

Zalety:

  1. Bardzo dużo funkcjonalności, które pozwalają na bardzo kompleksowe prowadzenie swoich finansów osobistych
  2. Całkowicie modyfikowalne kategorie
  3. Raporty, zestawienia i analizy, łącznie z możliwością tworzenia własnych
  4. Możliwość zakładania limitów i budżetów na poszczególne kategorie wydatków
  5. Eksport danych

Wady

  1. Brak polskiej wersji językowej
  2. Konieczność ręcznego wprowadzania danych
  3. Czasochłonność
  4. Trudny w obsłudze dla początkujących
  5. Brak obsługi mobilnej

Komu polecam: niemal wyłącznie hardkorowym fanatykom finansów osobistych, albo osobom, które już od dłuższego czasu prowadzą budżet przy użyciu innych narzędzi i czują, że dotychczasowe narzędzie przestaje im wystarczać, zwłaszcza od strony analitycznej.

Kontomierz

Kontomierz to serwis online oraz powiązana aplikacja na telefon. W moim przekonaniu jest to najlepsze spośród tego typu rozwiązań online dostępnych w Polsce. Jego największą zaletą (która jest również jego największą wadą, o czym za chwilę) jest możliwość w pełni automatycznego importu danych ze wszystkich naszych rachunków bankowych. Po stworzeniu konta w serwisie podpinamy pod nie serwis bankowy (trzeba podać dane do logowania do banku) a aplikacja sama ściągnie wszystkie transakcje z naszego rachunku. Oznacza to, że ręcznie będziemy musieli wprowadzać wyłącznie wydatki gotówkowe, a wszystkie transakcje opłacone kartą będą automatycznie pojawiały się w serwisie! Mało tego, można w ten sposób ściągać do serwisu dane z dowolnej liczby kont w dowolnym banku w Polsce. Ta ostatnia funkcjonalność jest bardzo przydatna dla tych, którzy mają pieniądze rozsiane po licznych niepozamykanych jeszcze kontach. O zaletach zamykania nieużywanych kont pisałem we wcześniejszym wpisie.

Automatyczny import jest ogromnym ułatwieniem i oszczędnością czasu, ale dla wielu osób barierą nie do przejścia będzie konieczność podania swoich danych do logowania do banku na stronie Kontomierza. Nie mam wystarczającej wiedzy technicznej do tego, żeby samodzielnie ocenić jakie jest ryzyko, ale polegam na opinii ekspertów z Komputer Świata, którzy uważają to rozwiązanie za bezpieczne.

Dla tych, których argumenty ekspertów wciąż nie przekonują pozostaje możliwość eksportu ręcznego danych z banku do pliku i następnie ręcznego importu do Kontomierza. W ten sposób wydatki są zaciągane półautomatycznie, ale omijamy konieczność podawania danych do logowania na stronie Kontomierza.

Aplikacja mobilna ma bardzo ograniczone możliwości w stosunku do wersji w przeglądarce, ale ma jedną bardzo ważną funkcjonalność: umożliwia proste wprowadzanie wydatków, w tym wydatków gotówkowych. Ma to duże znaczenie, kiedy nie zbieramy paragonów przy każdym zakupie, bo dzięki temu możemy od razu w telefonie zapisać wydatek i nie musieć o nim później pamiętać.

Zalety:

  1. Łatwa obsługa wielu rachunków bankowych
  2. Automatyzacja wprowadzania danych
  3. Automatyczna kategoryzacja wydatków
  4. Szybkość i łatwość obsługi

Wady:

  1. Potencjalne obawy o bezpieczeństwo danych

Komu polecam: Wszystkim, chyba, że kogoś nie przekonują zapewnienia o bezpieczeństwie danych. Zwłaszcza polecam tym, którzy korzystają z wielu kont bankowych oraz tym, którzy nie mają ochoty poświęcać więcej niż 15 minut tygodniowo na ogarnianie swoich finansów.

Serwis bankowy

Niektóre banki oferują funkcjonalności do zarządzania finansami osobistymi podobnymi do Kontomierza w swoim serwisie bankowości online. Wśród nich są bank Millenium ze swoim Managerem Finansów, mBank z mNawigacją czy ING oferujący usługę Finansometr. Funkcjonalności te są bezpłatnie dostępne dla użytkowników serwisów bankowości elektronicznej i mają zróżnicowany poziom skomplikowania i możliwości technicznych.

Podobnie jak w przypadku Kontomierza największą zaletą tych rozwiązań jest ich automatyzacja i integracja z naszym kontem bankowym. Jeżeli tylko będziemy się trzymać płacenia kartą wszędzie, gdzie się tylko da, to serwis zrobi większość roboty za nas. Nasza rola sprowadzi się do bieżącego kontrolowania ile nam zostało w budżecie do wydania w danym miesiącu.

Rozwiązania te omijają również największą wadę Kontomierza, czyli obawy o bezpieczeństwo danych. W tym przypadku nasze dane nie wędrują pomiędzy serwisami, a dane do logowania podajemy wyłącznie na stronie banku.

Niestety większość z aplikacji zintegrowanych z serwisem bankowości elektronicznej pozwala wyłącznie na analizę transakcji na koncie własnego banku. Jeżeli aktywnie używasz większej liczby kont, będziesz zmuszony do prowadzenia budżetu w dwóch miejscach, albo wyboru innego rozwiązania.

Wady i zalety w tym przypadku zależą od konkretnego serwisu. Tutaj podaję je na przykładzie mBanku z którego osobiście korzystam.

Zalety:

  1. Pełna automatyzacja i integracja z kontem bankowym
  2. Automatyczna kategoryzacja wydatków
  3. Szybkość i łatwość obsługi
  4. Bezpieczeństwo i zabezpieczenie przed utratą danych

Wady:

  1. Obsługa rachunków tylko z jednego banku
  2. Ograniczone możliwości dostosowywania struktury kategorii wydatków (można dodawać własne kategorie, ale nie można usunąć lub zmienić kategorii ustalonych przez bank)
  3. Nieco uciążliwa obsługa transakcji gotówkowych
  4. Aplikacja mobilna ograniczona do najbardziej tylko podstawowych funkcjonalności

Komu polecam: jeżeli już masz konto w banku, który oferuje taką usługę, to masz połowę roboty z głowy – to będzie najprostszy i najszybszy sposób na rozpoczęcie prowadzenia budżetu domowego. Polecam ten sposób również wszystkim tym, którzy nie są w stanie na dłuższą metę wpisywać wydatków ręcznie, ale nie chcą korzystać z Kontomierza. Polecam nawet wówczas, kiedy będzie to oznaczało zmianę banku.

My Finances

My Finances to jedna z wielu aplikacji mobilnych, które pozwalają na prowadzenie nieskomplikowanego budżetu domowego. Podobnych aplikacji na telefon jest mnóstwo, większość ma bardzo zbliżone funkcjonalności, ale w znakomitej większości wymagają ręcznego wpisywania wydatków. Niektóre z nich umożliwiają dostęp również przez przeglądarkę z komputera albo dostęp dla wielu użytkowników naraz (możecie z mężem albo żoną oboje wpisywać wydatki). Niektóre oferują tylko podstawowe funkcjonalności za darmo a za dodatkowe trzeba płacić.

Wśród pozostałych kandydatów do przetestowania wskazałbym dostępne zarówno na Androida jak i iOS Home Budget Manager w wersji Lite, Expense Manager, albo Spendee, które pozwala na automatyczny import danych z polskich banków, ale niestety kosztuje 14.99 zł za miesiąc.

Jednym z możliwych zastosowań aplikacji mobilnych jest ich jednoczesne używanie z Excelem lub innym narzędziem stacjonarnym. Robimy to w ten sposób, że zapisujemy na bieżąco transakcje w telefonie (w ten sposób oszczędzamy sobie kłopotu z pamiętaniem o wydatkach, albo zbierania paragonów) a potem raz na jakiś czas wpisujemy sumaryczne kwoty do Excela. Nie robiłem nigdy w ten sposób, ale może dla kogoś to będzie rozwiązanie w sam raz. Jeśli nie – zawsze można zbierać paragony.

Zalety:

  1. Łatwość obsługi
  2. Nasz budżet mamy zawsze przy sobie, możemy sprawdzić ile mamy pieniędzy do wydania
  3. Możliwość wpisywania wydatków przez większą liczbę osób (w zależności od konkretnej aplikacji)

Wady

  1. Konieczność ręcznego wpisywania wydatków (nie dotyczy wersji płatnych)
  2. Brak automatycznej kategoryzacji
  3. Często ograniczone możliwości raportowania i analizy

Komu polecam: osobom, które mają tylko podstawowe wymagania jeśli chodzi o prowadzenie budżetu domowego i są pewne, że dadzą radę regularnie wpisywać wydatki do aplikacji.

Czego sam używam?

Sam używam połączenia Excela i aplikacji bankowej (w moim przypadku jest to mBank). W Excelu planuję budżet na cały rok w rozbiciu na miesiące. Kwoty miesięczne przepisuję później do serwisu bankowego i potem już wyłącznie tam śledzę wydatki i wykonanie planu. Zaplanowanie budżetu rocznego zajmuje kilka godzin (robię to raz w roku), a bieżące kontrolowanie wydatków i budżetów w serwisie banku zajmuje nie więcej niż 15 minut tygodniowo.

Na zakończenie

Właściwy wybór narzędzia do prowadzenia budżetu domowego może Wam oszczędzić nie tylko wiele czasu i frustracji, ale i pieniędzy. Jeżeli wybierzecie narzędzie, które nie będzie Wam leżało, to prędzej czy później porzucicie prowadzenie budżetu, a to oznacza że Wasze finanse zamiast zmierzać w wyznaczonym przez Was kierunku zaczną dryfować z prądem i żyć własnym życiem.

Nie pozwólcie na to i jeszcze dziś wykonajcie pierwszy krok do prowadzenia budżetu domowego i zastanówcie się, które z powyższych rozwiązań jest dla Was najlepsze.


SPRAWDŹ NASZE WARSZTATY »

 

Jeżeli ten artykuł Ci się podoba, to udostępnij go i polub moją stronę na facebooku. Dzięki temu jest szansa, że inni, którym również może się spodobać się o nim dowiedzą.


Kategorie: budżet domowy

Dodaj komentarz